Odnowienia umów na oprogramowanie: terminy, ceny i negocjacje przed przedłużeniem

Terminy wypowiedzenia umów licencyjnych na oprogramowanie

Licencja na oprogramowanie może obowiązywać przez czas określony albo nieokreślony. Przy okresie oznaczonym długość umowy jest znana z góry. Brak zapisu o terminie wypowiedzenia oznacza, że nie można jej wypowiedzieć – licencja wygasa dopiero z końcem ustalonego okresu.

Gdy umowa nie określa czasu trwania, po pięciu latach od dnia zawarcia wygasa automatycznie – chyba że strony zawarły ją na dłużej. Licencja udzielona na okres przekraczający pięć lat jest po upływie tego okresu traktowana jako udzielona na czas nieoznaczony.

Przy licencjach na czas nieoznaczony strony mogą ustalić własne terminy wypowiedzenia. Jeśli ich nie ma, twórca (licencjodawca) może wypowiedzieć umowę z rocznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego – zgodnie z art. 68 ust. 1 Prawa autorskiego.

Kluczowe terminy wypowiedzenia umów licencyjnych na oprogramowanie

Czas trwania i przedłużanie licencji: co mówi prawo autorskie?

Reguły z art. 68 Prawa autorskiego opisane w sekcji 1 wpływają też na przedłużanie licencji. Rozstrzygają, czy umowa wygaśnie sama, czy potrzebne będzie porozumienie stron.

Odnowienie umowy wymaga zgody stron. Po wygaśnięciu kontrakt nie przedłuża się automatycznie – o dalszej współpracy decydują wszyscy zaangażowani. Jak podaje Autenti, odnowienie następuje wtedy, gdy wszystkie strony kontraktu opowiedzą się za jego kontynuacją.

Koszty odnowienia licencji – kwalifikacja księgowa i podatkowa

Opłata za odnowienie licencji nie zwiększa wartości niematerialnej i prawnej już widniejącej w księgach jednostki – wartości niematerialne i prawne nie podlegają ulepszeniom. To, czy licencję zakwalifikować do wartości niematerialnych i prawnych według ustawy o rachunkowości, zależy od spełnienia warunków z art. 3 ust. 1 pkt 14 tej ustawy.

Opłatę można odnieść w ciężar kosztów działalności operacyjnej w dniu przyjęcia do używania – zwłaszcza gdy jej wartość początkowa jest nieistotna. Aby uznać licencję za wartość niematerialną i prawną na gruncie ustawy o rachunkowości, trzeba spełnić warunki: nabycie przez jednostkę, zaliczenie do aktywów trwałych, przydatność do gospodarczego wykorzystania, przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok oraz przeznaczenie do używania na potrzeby jednostki.

Gdy opłata za odnowienie spełnia warunki uznania jej za wartość niematerialną i prawną, można ująć ją w księgach jako odrębną wartość niematerialną i prawną i amortyzować przez przewidywany okres użyteczności.

Na potrzeby podatkowe nakłady na oprogramowanie komputerowe można rozliczyć na dwa sposoby: bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów albo jako wartość niematerialną i prawną podlegającą amortyzacji. Zgodnie z art. 22b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wartościami niematerialnymi i prawnymi są m.in. składniki majątku nabyte od innego podmiotu, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, wykorzystywane przez podatnika na cele związane z działalnością gospodarczą i o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Przepisy podatkowe nie przewidują ulepszenia wartości niematerialnej i prawnej, więc takiego ulepszenia nie można amortyzować.

Rozliczenie kosztów odnowienia licencji – księgowość vs podatki

Negocjacje przy odnowieniu umowy: kluczowe punkty do rozważenia

Negocjując odnowienie umowy, uwzględnij cenę, okres obowiązywania, warunki zmiany lub wycofania się oraz sposoby ograniczenia zależności od dostawcy.

Dopasowanie ceny i okresu obowiązywania do bieżących potrzeb firmy daje większą elastyczność w zarządzaniu budżetem.

Zadbaj o klauzulę pozwalającą wycofać się z umowy, jeśli jakość obsługi okaże się niezadowalająca lub dostawca nie dotrzyma zobowiązań.

Rozważenie współpracy z zewnętrznym dostawcą usług serwisowych (TPM), obsługującym różne marki sprzętu, może obniżyć koszty i ograniczyć uzależnienie od jednego producenta OEM. Jak wynika z danych Nordic Computer, koszty konserwacji przez TPM mogą być niższe nawet o 50–70%.

Znaczenie kosztów odnowienia – porównanie kosztów przez TPM

Kluczowe punkty do negocjacji przy odnowieniu umowy